6 Schritte zur erfolgreichen Planung Ihrer Messetransporte

Herausforderung Messeteilnahme

Während der letzten zwei Jahre haben viele Unternehmen trotz digitaler Alternativen schmerzlich die Gelegenheit vermisst, Ihre Kunden an einem Ort zu treffen und Ihnen Ihre Produkte zu präsentieren. Nun scheint sich die pandemische Situation weltweit zu entspannen, entsprechend werden immer weniger Messen abgesagt.

Doch was heißt es eigentlich eine Messe zu organisieren? Die Organisation eines Messeauftritts ist für ein Unternehmen eine komplexe Angelegenheit, da viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind.

Was sind die Risiken einer schlechten Planung?

Läuft nicht alles Hand in Hand können schnell Zusatzkosten entstehen. Risiken ergeben sich besonders durch:

• Mangel an Frachtraum bedingt durch die große Nachfrage nach Lkws während Großveranstaltungen
• Steigende Preise für Frachtraum durch hohe Nachfrage je näher die Messe rückt
  
• Time Slots zum Einfahren auf die Messe sind bereits vergeben
  
• Limitierte Verfügbarkeit von Kran und Stapler auf dem Messegelände bei später Buchung

Wann sollte man am besten mit der Transportplanung beginnen?

Bei Messen in Deutschland und Europa: 3-6 Wochen im Voraus

Bei Messen in Übersee (abhängig von Relation und Verkehrsträger): 4-6 Monate im Voraus

Time Slots?

Jeder Lkw erhält ein Zeitfenster, in dem er auf die Messe einfahren darf. Zur Vermeidung eines Verkehrschaos auf dem Messegelände, sind diese Zeitfenster unbedingt einzuhalten. Wird der Transport zu spät eingeplant und dem Messegelände gemeldet, könnten passende Zeitfenster bereits vergeben sein.

6 Schritte zur erfolgreichen Messevorbereitung

1. Zollpapiere für den Hintransport vorbereiten (bei einer Messe in Übersee)
2. Frachtraum buchen für Hin- und Rücktransport
3. Packlisten prüfen
4. Zollpapiere für den Rücktransport vorbereiten (bei einer Messe in Übersee)
5. Stapler und Kran zum Stand bestellen
6. Aufbaumannschaft terminieren

Benötigen Sie Hilfe bei der Organisation Ihrer Messetransporte?

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